Công ty bạn đang mở rộng quy mô kinh doanh cần một địa điểm rộng rãi hơn, vị trí thuận lợi hơn để tiện cho việc giao dịch khách hàng. Do đó chuyển văn phòng mới là điều tất yếu. Việc này tiêu tốn khá nhiều tiền bạc, thời gian và chưa chắc hiệu quả đã như bạn mong muốn. Vậy để hoàn thành tốt công việc nay bạn chuyển văn phòng cần lưu ý gì ?

 

Chuyển văn phòng cần lưu ý gì ?

Dưới đây là những việc mà bạn phải chú ý khi bắt đầu lập kế hoạch chuẩn bị chuyển văn phòng mới:

Lập kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết

Chuyển văn phòng là công việc khó khăn. Khối lượng đồ đạc lớn gấp nhiều lần ( nhất là công ty lớn). Có rất nhiều trang thiết bị văn phòng cồng kềnh như máy tính, máy văn phòng, bàn ghế, tủ và lượng lớn các hồ sơ, tài liệu…. Vì vậy việc lập kế hoạch và tính toán chi phí là rất cần thiết, quan trọng để mọi việc diễn ra suôn sẻ.

Chuẩn bị sẵn 2 phương án: tự chuyển hay thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói đều có ưu điểm riêng của nó. Việc tự mình vận chuyển bằng cách tận dụng nhân lực của công ty, phương tiện có sẵn sẽ giúp tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên sẽ mất nhiều công sức và thời gian do sự thiếu kinh nghiệm và có thể có thiệt hại về tài sản ảnh hưởng tới kinh doanh.

Chú ý đến phân loại, đóng gói đồ đạc

Quá trình chuyển văn phòng đòi hỏi sự an toàn của đồ đạc. Tránh hỏng hóc, mất mát giúp cho hoạt động kinh doanh. Vì vậy, khâu phân loại, đóng gói đồ đạc rất quan trọng. Hơn nữa, văn phòng là tổng hợp của các phòng ban yêu cầu đồ đạc phải được để gọn gàng, riêng biệt.

Chuyển văn phòng có quá nhiều đồ đạc cần chuyển như: máy photo, máy in, server, tủ tài liệu, máy tính cá nhân, bàn ghế, sổ sách thu chi… vì thế việc chủ động lên danh sách đồ cần vận chuyển là vô cùng cần thiết, nó sẽ giúp các hãng vận chuyển tiết kiệm thời gian kiểm kê đưa ra thời gian vận chuyển hợp lý tránh lãng phí nhân công tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Đồ dùng cá nhân chúng tôi khuyên các bạn nên tự chuyển và bảo quản tránh thất lạc, tìm kiếm khó khăn sau khi chuyển đến nơi mới.

Chọn ngày đẹp chuyển văn phòng

Thời điểm chuyển đến một nơi mới, mọi người đều hy vọng ở đấy những điều tốt đẹp và một tương lai khá hơn so với hiện tại. Ngày đẹp chuyển văn phòng cần được lên sẵn và thông báo cho toàn thể nhân viên ít nhất nửa tháng để họ có thể sắp xếp thu dọn các vật dụng cá nhân. Nếu ngày di dời địa điểm gần quá thì sẽ không tránh khỏi việc thiếu trước hụt sau

Thanh lý những đồ dùng không cần đến

Chuyển văn phòng đồng thời là một lần công ty dọn văn phòng. Để cắt giảm chi phí, đỡ mất công sức, thời gian cho việc vận chuyển hãy thanh lý những vật dụng cũ, không có giá trị sử dụng tại văn phòng mới. Đối với tài liệu hồ sơ cũ nát, lâu đời bạn có thể cho đi hoặc bán phế liệu. Điều này giúp giảm tải một phần nào khối lượng vận chuyển.

Thông báo đến các khách hàng hiện tại về việc chuyển địa điểm văn phòng

Đây là một công việc rất quan trọng. Bởi hoạt động của công ty đều xoay quanh đối tượng chính là khách hàng. Vì thế việc thông báo thông tin này cần được thực hiện ở một thời gian dài, nhất là đối với các công ty có hoạt động giao dịch thường xuyên với khách hàng.

 

Hãy sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng

Hãy cân nhắc chi phí và sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng để vừa tiết kiệm chi phí và đem lại hiệu quả cao nhất cho công ty. Trên thị trường, có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng, bạn nên có sự so sánh giữa các đơn vị với nhau để có lựa chọn tối ưu. Bạn nên lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín và chuyên nghiệp. Bởi ngoài việc vận chuyển thông thường, còn liên quan tới hợp đồng và trách nhiệm pháp lý để tránh rủi ro mất mát trong quá trình vận chuyển, đặc biệt là những giấy tờ quan trọng, bảo mật của công ty.

 Chuyển văn phòng Toàn Cầu là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng giá rẻ đảm bảo uy tín, chất lượng. Toàn Cầu hiện đang là sự lựa chọn của đông đảo khách hàng. Các bạn có nhu cầu có thể tham khảo lựa chọn để được hưởng dịch vụ tốt nhất, chuyên nghiệp.

Trên đây là bài viết để trả lời câu hỏi: ” chuyển văn phòng cần lưu ý gì ?”. Nếu còn thắc mắc về vấn đề chuyển văn phòng của công ty bạn hãy liên hệ 0971.965.966.